バレット・ジャーナルを使い始めて1月が経ちました。公式本を読み終えてそれまでやってなかったことも追加した結果、自分にとって使い勝手が悪い部分・工夫次第な部分が見えてきました。

情報の原本管理

「月間の目標があって、それが週ごとの目標になって、日ごとの目標になる」ここまでは、問題ありませんでした。ただ、私が使っている手帳の場合、ウイークリーの各日ごとの下に罫線があり、そこに9行ほど罫線があるんですね。つまり、「1日9つまでのタスク管理はウイークリーで出来る!」ということです。

ウイークリーの各日ごとにあるタスク管理場所。9行ある。
画像では6行に見ますが、左側をみるとわかるようにまだ続いていて残り3行あります

公式本では、日ごとのところにもタスク一覧を書いておくこととありますが、そうすると「両方チェックしなくちゃいけない」し、忙しいと片方に書いて片方に書かないみたいなことになったりします。勿論、一日の最初に”同期”はとりますが、仕事してたら同期がとれなくなっていきます。そうすると、「原本管理」が難しくなってくると思いました。要するに「どちらも情報が欠けている」状態になりかねなくなるということです。

常日頃、「原本管理をしっかりするように」と言っている側の部署にいるので、あちこちに情報が分散するのが「とっても気持ち悪い」のです。勿論、まとまり次第業務刑コレクションに転記するのは、ある程度メモしたものをまとめて転記するという流れが決まっているので問題ないのですが、「まず最初にウイークリーに一覧とデイリーにタスクを書く」だと、先にも述べたようにどうしても、デイリーに偏ってウイークリーに書き忘れたり、ウイークリーだけみていてデイリーに書き忘れたりしがちです。公式本では、そういったときは「ポインタ」を使うのだと書いていましたが、ポインタが多すぎると、役所でありがちな、窓口たらい回しの刑状態になりそうです。

流れを決めよう

だいたいの原本管理の失敗は、「手順が決まってない時に起きる」ので、ここはしっかり手順を確定しないといけません。

カレンダールール

仮予定は鉛筆書きでウイークリーに記載。毎日のリストにも、決まるまで「○○の予定を確定させる」としつこく(笑)記載する。マンスリーにも(仮)または「?」を入れて記載しておく。

タスク管理

  • 週明けは、マンスリースケジュールとウイークリースケジュールをみて入れ忘れがないことを確認する
  • 平日の始業時は、前日または週末のデイリーログおよび(作成中のがあればその)業務系コレクションで状況を確認して、残作業や新規作業を今週のToDoに入れ込んでいく
  • デイリーには、ToDoリストは作らない。記載してもいいが、基本はウイークリーから転記すること。やるべきことのお題目はやるときに書き写し、その中で整理していく。 平日の終業時は、翌日または週明けにすぐやるべきことを、翌日のToDoリスト(ウイークリー)に入れておく
  • 平日の終業時は翌朝(金曜の場合は週明け)やるべきことをウイークリーのToDoリストに入れておく。仮ギメが本決まりになっていたら、マンスリーから仮の予定を消しておく。ウイークリーの予定はペン書きに変更、複数候補があった場合は不要な方を消す
  • 打ち合わせなどが終了して、メモが沢山ある場合やアイディアが思いついたら、対象業務にまとめて追加しておく

この方式が、自分とって一番原本管理しやすそうです。タスクの原本リストはウイークリー(バーチカル)。スケジュールの原本はマンスリー。これでいきます。

意外と役にたったもの

ハンズに行ったときに「これはそんなに使わなそうだけど」と思いつつ、「吹き出し型」の付箋シール(剥がせるもの)を購入したんですが、これは意外と役に立ちました。どうやって使ったかというと、最低でもこの日までに情報がないと困るというものについて、その「該当日」に吹き出しを張っておいたのです。他の業務に圧倒されててすっかり忘れてましたが、吹き出しのお陰で最優先でその情報を確認できました。

ただ、一つだけ難があるとするなら、この吹き出し型付箋、無地ではない付箋も入っていて、その場合、字が目立たない。なので、普通のペンで書くなら無地、柄ものを使うなら太字のペンが必要だと思いました。

1ヶ月経っての効果

これは、前回書いたことと特に大きくは変わりませんが、見える化が進んだのが大きい気がします。前回からの引用。

  • 業務ごとに区切ってコレクション化した結果、いつでも内容が簡単に確認できるようになった
  • 書き留めた愚痴や疑問も、読み返すことで何か別の業務系コレクションに反映できる場合がある
  • 5mm幅1時間のスケジュールで書いてるので、あまり物事を詰め込まないようにしようという力が働くようになった
  • 自分のやること多すぎる件が見た目にわかるようになった結果、頼まれごとに対して納得感のある理由で、明確に断れるようになった(今は業務Aを優先しているので、このタスクを受ける時間はありません等)
  • ハビットトラッカーで実施が続いてるのを見ると、自分で自分を褒めたくなる(笑)

このハビットトラッカーによるやってることの見える化とスケジュールの見える化が特に良い効果をだしていて、ハビットトラッカーは、どの項目をしっかりやっているのか、どの項目をサボっているのかが一目瞭然。

スポーツクラブの担当者に言われた「アメリカンドッグを食べない」はもう1月続いてますが、スクワットはサボりがち。ヨガとノルウェー語はまあまあ。ただ、ノルウェー語のようなものは集中してやりたいのですが、なかなか時間とれず昼休みの10分みたいなこともあるのですが。(家にいた日は出来ないことが多い。夏休み中の子供達に絡まれがち)

さて、別記事に書いたように、このタイミングでノルウェー語の上級試験が実施されるということで、現時点での実力では自信がないのですが、漠然と「時間がない」と嘆くよりも、ハビット・トラッカーで「実施している」ことが見えてる分、プラスαの時間をどこで作り出すかという次の課題が見えてきました。

幸い、ウイークリースケジュール(バーチカル)で、自分のどこに空き時間があるか、どこが詰まっているかは一目瞭然です。効果的なのは、出社時間を1時間早くすることではないかという結果に至りました。今だと、18時半に会社を出たら即ノルウェー語レッスンの事前準備だったり、スポーツクラブでギリギリですが、1時間早く17時半にあがれれば、その1時間を勉強にあてられます。それと、在宅勤務。在宅勤務時は朝6時からでも勤務が可能ですが、そうすると14:30には仕事を終えられます。そこから勉強できるのではないかと。

ということで、1ヶ月経っての効果をまとめると

  • 業務系コレクションで業務ごとに状況をわけているので、何を聞かれてもすぐに検索できるようになった
  • 不満は、どこかの業務系コレクションに吸収することで解決しやすくなった
  • 自分がやっていることは自信をもって「やっている」と言える状況になった(見える化効果)
  • そもそも1日に抱えてる量が多すぎることに気づいて、これ以上は無理ということが、根拠と共にいえるようになった
  • スケジュール全体の見直しがしやすくなり、新たな挑戦に使える枠を作りやすくなった

思わず赤字にしてしまいましたが、この最後の部分はかなり大きいと思います。今回はノルウェー語上級試験をキーに気づけましたが、他のことについても、恐らく挑戦しやすい状況が出来てきたと思います。


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Tomoko

Tomoko

Morten Harket.jp (http://www.morten-harket.jp/)の中の人。 二児の母で、フルタイム勤務しつつ、ノルウェー語の勉強をしています。 現在、NORLAからサポートを受け、ノルウェー語の詩の翻訳を実施中。

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